Stora möjligheter för våra småföretag

Uppfattningarna om offentliga upphandlingar spretar ordentligt mellan leverantörer runt om i länet (och landet i övrigt). Det finns en hel del aktörer som ser fördelar och möjligheter med upphandlingar och jobbar strukturerat och långsiktigt med att kunna erbjuda sina tjänster till offentliga upphandlare. Men, det finns också andra företagare som anser det vara orimligt besvärligt, tidskrävande och ibland orättvist att lämna anbud i upphandlingar och som därför avstår från att delta. Vad är sant i detta och vad kan man göra för att överbrygga denna osäkerhet? Ni som är osäkra, läs följande statistik för att få en uppfattning om vilken oupptäckt marknad som finns där ute (all nedanstående statistik är hämtad från Upphandlingsmyndighetens hemsida och avser 2018 om inte annat anges).

Under 2018 annonserades 18.525 upphandlingar i enlighet med upphandlingslagarna och det sammanlagda kontraktsvärdet uppgick till 706 miljarder kronor (avser år 2017). Vid varje upphandling inkommer i genomsnitt 4,3 anbud, vilket glädjande nog är en viss ökning jämfört med tidigare år. 14 procent av upphandlingarna avbröts, varav bristande konkurrens är en orsak. Av anbudsgivarna var cirka 50 procent mikroföretag eller småföretag, det vill säga företag med högst 49 anställda. Av upphandlingarna annonserar kommunerna 69 procent av antalet upphandlingar i Sverige.

Det är således en enorm marknad som finns för den som vill ge sig in i upphandlingarnas underbara värld. Ett ökat antal anbudsgivare leder generellt till bättre och mer effektivt upphandlade kontrakt. Eftersom offentliga upphandlingar är omgärdade av en del formaliabestämmelser är det värt att känna till grundläggande fakta som underlättar anbudsgivandet betydligt och ökar chansen att få vara med och konkurrera på lika villkor.

Att offentlig upphandling är ett slutet och ibland inte helt transparent system är både rätt och fel. För att tydliggöra detta kan man dela upp en upphandling i två faser. I den första fasen finns en upphandlande enhet som behöver köpa in en tjänst eller en produkt. Hur ska den genomföras, kan en direktupphandling genomföras eller krävs annonsering, vad är viktigt att få med i underlaget, vad kan man kräva av en leverantör just i denna upphandling? I denna fas tror vi man har mycket att vinna på att vara öppen och ha en god dialog med leverantörerna. Det är ofta leverantörerna som bäst vet vad som behöver tas med och vilka praktiska och ekonomiska svårigheter som finns med en viss typ av tjänst eller produkt. Öppna dialoger inför en upphandling tror vi också ger leverantörerna en chans att påverka utformningen, vilket ger delaktighet och uppmuntrar till att lämna anbud. Idag är det dessutom allt vanligare att utvärderingskriterierna lägger en större vikt på exempelvis organisation, funktion, kapacitet och erfarenheter.

Ett praktiskt tips för leverantörerna är att skaffa inloggning till annonseringsdatabaserna för att få del av de upphandlingar som ska genomföras och se till att ert företag är förberett på att kunna skicka e-faktura och att kunna lägga upp artiklar i den upphandlande enhetens e-handelssystem om det är aktuellt. En annan möjlighet, som många inte känner till, är att lämna anbud tillsammans med något annat företag och på så sätt uppfylla de krav som ställs.

När upphandlingen går in i fas två förändras dock spelplanen och det gör den helt och hållet på grund av de bestämmelser som gäller, i Sverige och i EU. Med fas två menas i detta fall när upphandlingen har färdigställts och publicerats för att anbudsgivare ska kunna lämna så bra anbud som möjligt. Ett bra underlag ger leverantörerna en god möjlighet att kunna lämna adekvata anbud och kunna tävla på likvärdiga villkor. För anbudsgivarna gäller det att noggrant sätta sig in i anbudsunderlaget. Alla skall-krav måste vara uppfyllda och alla nödvändiga dokument och all nödvändig information som efterfrågas måste inges i samband med anbudslämnandet och måste också anges på det sätt som efterfrågas. En alltför stor mängd i övrigt bra anbud förkastas tyvärr på grund av små misstag som gjorts vid anbudslämnandet. Det kan vara allt från att kontaktuppgifter utelämnats till att ett dokument fattas eller är felaktigt utformat. Även om anbudsgivaren har alla uppgifterna saknar det betydelse om det inte är ingivet på korrekt sätt. Vi kan tycka vad vi vill om det formstyrda förfarandet men det är så systemet är uppbyggt.

Fas två är också ett i huvudsak stängt förfarande. Upphandlaren är exempelvis förhindrad att begära kompletteringar från en anbudsgivare för att undanröja eventuella brister förutom i vissa särskilda situationer, då det oftast handlar om rena förtydliganden eller felskrivningar. Anbuden är sekretessbelagda. Om en leverantör vill ställa en fråga måste det ske genom en leverantörsportal för att alla intressenterna ska ha samma underlag. Syftet med de restriktiva bestämmelserna är i grunden att förhindra att korruption, vänskapsförhållanden och mutor samt andra ovidkommande omständigheter ska styra över vem som ska gå vinnande ur en upphandling. De stränga formaliabestämmelserna är tänkta att leda till att det objektivt bästa anbudet ska vinna och tilldelas kontraktet.

Om man som leverantör är osäker på anbudsförfarandet är ett sätt att komma förbi detta att delta i många upphandlingar och på så sätt skaffa sig erfarenheter och kunskap om upphandlingar. Träning är, som i andra sammanhang, ett framgångsrecept. Men, upphandlingarna måste också ge utrymme för leverantörerna att lämna konkurrenskraftiga anbud som i slutändan är avsedda att leda till så ändamålsenliga avtal som möjligt. Konkreta tips och mer information finns på Upphandlingsmyndighetens hemsida.

Magnus Ericsson

Norrbottens Upphandlingråd

Om Norrbottens Upphandlingsråd:

Norrbottens Upphandlingsråd är en sammanslutning av aktörer från näringsliv och offentlig sektor, som samverkar för att främja och utveckla parters agerande i offentlig upphandling. Målsättningen är att öka och förbättra kompetensen hos alla inblandade parter och att bidra till en utökad dialog mellan anbudsgivare och upphandlande enhet, vilket sker bland annat genom utbildningar och seminarier.  Norrbottens Upphandlingsråd grundades 2008.

Rådets nuvarande ledamöter:

Magnus Ericsson, ordförande och advokat och delägare i Advokatbyrån Kaiding

Theresa Hägglund,  enhetschef Inköp Nord, Trafikverket

Josefine Wihlzon, inköpschef, Luleå kommun

Susanne Liminga, upphandlingschef, Luleå Tekniska Universitet

Maine Granström, vd, NEX Travel

Joel Bergström, upphandlingsjurist, Region Norrbotten

Mattias Lindström, vd, Skylite

Magnus Lindqvist, regionchef, Sweco Civil AB

Lars Andersson, iköpschef, NCC Infrastructure

Patric Jonsson, inköpschef, Piteå Kommunföretag (PIKAB)

Linda Nilsson, vd, Norrbottens Handelskammare

Britt-Mari Holmström, koordinator, Norrbottens Handelskammare